எக்ஸெல் பார்முலா

எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்களில் பலவகை பார்முலாக்களை அமைக்கிறோம். இவற்றில் சில பார்முலாக்கள் ஒர்க்ஷீட்களில் உள்ள மற்ற செல்களுடன் தொடர்பு கொள்ளும் வகையில் அமைக்கப்படும்.
அப்படிப்பட்ட பார்முலா ஒன்றைக் காப்பி செய்து வேறு ஒரு செல்லில் காப்பி செய்கையில், எக்ஸெல் அந்த பார்முலாவினை, காப்பி செய்யப்படும் செல்லுக்கு ஏற்ற வகையில் மாற்றி அமைத்துக்கொள்ளும். ஆனால் பல ஒர்க் ஷீட்கள் அமைந்த ஒர்க் புக்கில் ஒர்க்ஷீட் பெயர் உள்ள பார்முலாவினைக் காப்பி செய்கையில், எக்ஸெல் அந்த செல்களுக்கு ஏற்றவகையில்தான் மாற்றங்களை மேற்கொள்ளும். ஒர்க்ஷீட்களின் பெயர்களில் மாற்றம் செய்யாது. அதனையும் மாற்றிக் கொள்ளும் வழியை இங்கு காணலாம்.
எடுத்துக்காட்டாக, B7 செல்லில் =B6+A7 என்னும் பார்முலாவினை நீங்கள் வைத்திருக்கிறீர்கள். இதனை D7 என்னும் செல்லுக்கு காப்பி செய்கையில், எக்ஸெல் தானாக செல் தொடர்புகளை மாற்றிக் கொள்கிறது. மேலே சொன்ன பார்முலா =D21+C22 என மாற்றப்படும். ஆனால் ஒர்க்ஷீட் பெயர் இணைந்த பார்முலாவில் இந்த மாற்றம் முழுமையாக நடைபெறாது. ஒர்க்ஷீட் பெயர் மாற்றம் இருக்காது. எடுத்துக்காட்டாக, ஒர்க்புக் ஒன்றில் January, February, மற்றும் March என மூன்று ஒர்க்ஷீட்கள் வைத்துள்ளீர்கள். பிப்ரவரி ஒர்க்ஷீட்டில் =January!B7*1.075 என்ற பார்முலாவினை அமைத்திருக்கிறீர்கள். இந்த செல் பார்முலாவினை மார்ச் ஒர்க்ஷீட்டிற்கு மாற்றுகையில், எக்ஸெல் பார்முலாவில் உள்ள செல் தொடர்பை (B7) நீங்கள் மாற்றம் செய்திடும் செல்லுக்கு ஏற்ற வகையில் மாற்றிக் கொள்ளும். ஆனால் ஒர்க்ஷீட்டின் பெயர் பிப்ரவரி என மாறாது. உங்கள் ஒர்க்ஷீட்டில் ஒன்றிரண்டு ஒர்க்ஷீட்கள் இருந்தால், நீங்களாக இந்த மாற்றத்தினை மேற்கொள்ளலாம். அதிக எண்ணிக்கையில் ஒர்க்ஷீட்கள் இருந்தால் அது சிரமமான வேலையாக இருக்கும். இந்த சிரமத்தைப் போக்கும் வழியைப் பார்க்கலாம்.
1. முதலில் அனைத்து பார்முலாக்களையும் தேவையான ஒர்க்ஷீட்டிற்கு, தேவைப்படும் செல்லிற்கு மாற்றிக் கொள்ளுங்கள். இப்போது செல் பெயர்களில் எக்ஸெல் மாற்றத்தை மேற்கொண்டிருக்கும். அனைத்து காப்பி மாற்றங்களும் மேற்கொள்ளப்பட்ட பின், காப்பி செய்யப்பட்ட ஒர்க்ஷீட்டிற்குச் செல்லவும்.
2. இனி Ctrl+A அழுத்தவும். இது அனைத்து செல்களையும் தேர்ந்தெடுக்கும்.
3. பின் எடிட் மெனு சென்று அதில் Replace தேர்ந்தெடுக்கவும். அல்லது Ctrl+H அழுத்தவும். இப்போது Find and Replace டயலாக் பாக்ஸ் கிடைக்கும்.
4. இதில் Find What பாக்ஸில் January! என டைப் செய்திடவும்.
5. அடுத்து Replace With பாக்ஸில் February! என டைப் செய்திடவும்.
6. பின் Replace All என்பதில் கிளிக் செய்தால் காப்பி செய்யப்பட்ட பார்முலாக்களில் உள்ள அனைத்தும் மாற்றப்படும். இதில் ஒன்றைக் கவனிக்க வேண்டும். நாம் மேலே உள்ள ஸ்டெப் 4 மற்றும் 5ல் மாற்றுவது மாதங்களின் பெயரை அல்ல. பார்முலாவில் உள்ள சிறப்பு குறியீட்டுடன் உள்ள பெயரை மட்டுமே. ஏனென்றால் ஒர்க்ஷீட்டில் உள்ள மற்ற செல்களில் மாதங்களின் பெயர் இருந்தால், அவையும் இந்த மாற்றத்தில் மாற்றம் அடையும் அல்லவா!
எக்ஸெல்: பார்முலா கண்காணிப்பு
எக்ஸெல் தொகுப்பில் பெரிய அளவிலான ஸ்ப்ரெட் ஷீட்டில் பணியாற்றிய அனுபவம் பலருக்கும் உண்டு. அதில் பல்வேறு செல்களில் பார்முலாக்களைப் போட்டிருப்போம். செல்களில் மதிப்புகளைத் தருகையில் இந்த பார்முலாக்கள் ஒன்றுக்கொன்று தொடர்புடையதாய் கணக்குகளை மேற்கொண்டு முடிவுகளை செல்களில் அமைக்கும்படி ஏற்பாடு செய்திருப்போம். இதனால் புதிய பார்முலாக்கள் அமைக்கையில் அவை தொடர்புடைய செல்களில் சரியாகச் செயலாற்றி விடைகளைத் தருகிறதா என்பதைக் கண்காணிக்க பல இடங்களில் உள்ள செல்களுக்குச் சென்று பார்க்க வேண்டியதிருக்கும். சில நேரங்களில் தவறான செல்களைப் பார்த்து தவறான தகவல்கள் மற்றும் பார்முலாக்களைத் தரும் சந்தர்ப்பங்களும் ஏற்படுவதுண்டு. இவற்றைத் தவிர்க்க எக்ஸெல் தொகுப்பு தரும் வசதி தான் எக்ஸெல் வாட்ச் விண்டோ.
அடுத்தடுத்து எக்ஸெல் பார்முலாக்கள் கணக்கிடுவதனைக் கண்காணிக்க நமக்குக் கிடைத்திருக்கும் வசதிதான் வாட்ச் விண்டோ. நாம் செல்களின் மதிப்பை மாற்றும்போதெல்லாம் சம்பந்தப்பட்ட செல்களில் என்ன மாறுதல்கள் ஏற்படுகிறது என்று நமக்குக் காட்டும் ஜன்னல் தான் இந்த வாட்ச் விண்டோ. இதனால் நாம் ஒவ்வொரு செல்லுக்கும் தாவிச் சென்று கண்காணிக்கும் வேலை மிச்சமாகிறது. இந்த வாட்ச் விண்டோவினை அமைத்திட முதலில் Tools மெனு சென்று அதில் துணை மெனுவான Formula Auditing என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்க வேண்டும். பின் அதில் உள்ள Show Watch Window என்பதனைக் கிளிக் செய்திட வேண்டும். Formula Auditing விண்டோவில் கண்கண்ணாடி படத்துடன் உள்ள சிறிய பிரிவுதான் Watch Window. இதனை கிளிக் செய்தவுடன் நமக்கு வாட்ச் விண்டோ கிடைக்கும். இப்போது எந்த செல்லில் உள்ள பார்முலா செயல்படுவதனைக் கவனிக்க விரும்புகிறீர்களோ அதனைத் தேர்ந்தெடுத்து Add Watch என்னும் பட்டனை அழுத்த வேண்டும். இப்போது வாட்ச் விண்டோவில் பார்முலா சம்பந்தப்பட்ட செல்கள் அவற்றின் மதிப்பு, கணக்கிடப்பட்ட விடை ஆகியவை தெரியும். இதே போல எந்த பார்முலாக்களின் செயல்பாடுகளைக் கண்காணிக்க விரும்புகிறீர்களோ அவற்றை வரிசையாகத் தேர்ந்தெடுத்து Add பட்டனை அழுத்தினால் அவை அனைத்தும் Watch விண்டோவில் சேர்க்கப்படும். இந்த விண்டோனை மானிட்டரின் எந்த மூலையிலும் வைத்துக் கொள்ளலாம். இனி செல்களில் மதிப்புகளை மாற்றும் போதெல்லாம் இந்த பார்முலாக்கள் மூலம் எந்த செல்களில் மதிப்புகள் மாறுகின்றன என்று இந்த ஒரே விண்டோவில் கண்காணிக்கலாம். ஏதாவது ஒரு பார்முலா செயல்படுவதனைக் கண்காணிக்க விரும்பவில்லை என்றால் அதனை தேர்ந்தெடுத்து Delete Watch button ஐ அழுத்தி நீக்கிவிட்டு மற்ற பார்முலாக்களின் செயல்பாடுகளைக் கண்காணிக்கலாம். ஒவ்வொரு செல்லுக்காய் மவுஸ் மூலம் ஓடி ஓடிப் பார்ப்பதனைத் தவிர்த்து ஒரே ஜன்னலில் அனைத்தையும் கண்காணிப்பது எவ்வளவு எளிது பாருங்கள்.
எக்ஸெல் ஷார்ட்கட் கீகள்
காமென்ட்ஸ் உள்ள செல்களை மட்டும் செலக்ட் செய்திட கண்ட்ரோல்+ஷிப்ட்+ஓ (Ctrl+Shft+O) அழுத்தவும். எந்த செல்லிலும் கமென்ட்ஸ் இல்லை என்றால் No cells found என்ற செய்தி கிடைக்கும். தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட பார்முலாவிற்கு எந்த செல்கள் எல்லாம் தொடர்பு உள்ளது என்று அறிய CTRL+[ அழுத்தவும். Ctrl+] கீகளை அழுத்தினால் எந்த செல்லில் கர்சர் இருக்கிறதோ அந்த செல் சம்பந்தப்பட்ட பார்முலாக்கள் காட்டப்படும்.
ஷிப்ட் + ஆரோ கீ (Shft+Arrow key) அழுத்தினால் செல்கள் தேர்ந்தெடுக்கப்படுவது ஒரு செல்லுக்கு நீட்டிக்கப்படும்.
கண்ட்ரோல் + ஷிப்ட் + ஆரோ கீ (Ctrl+Shft+Arrow key) அழுத்தினால் அதே படுக்கை அல்லது நெட்டு வரிசையில் டேட்டா இருக்கும் கடைசி செல் வரை செலக்ஷன் நீட்டிக்கப்படும்.
ஷிப்ட் + ஹோம் கீகள் (Shft+Home) அழுத்தப்படுகையில் படுக்கை வரிசையின் முதல் செல் வரை செலக்ஷன் நீட்டிக்கப்படும்.
கண்ட்ரோல்+ஷிப்ட்+ ஹோம் (Ctrl+Shft+ Home) கீகள் அழுத்தப்படுகையில் செலக்ஷன் ஒர்க் ஷீட்டின் முதல் செல் வரை நீட்டிக்கப்படும்.
கண்ட்ரோல்+ஷிப்ட் + எண்ட் (Ctrl+Shft+End) கீகள் அழுத்தப்படுகையில் செலக்ஷன் ஒர்க்ஷீட்டில் கடைசியாகப் பயன்படுத்தப்பட்ட செல் வரையில் நீட்டிக்கப்படும்.
என்டர் கீ (Enter) அழுத்தப்படுகையில் அந்த செல் முடிக்கப்பட்டு கர்சர் கீழாக உள்ள செல்லுக்குச் செல்லும்.