ஆபீஸ் தொகுப்பு அனைத்திலுமாக திருத்தும் வசதி

எம்.எஸ். ஆபீஸ் தொகுப்பில், வேர்ட் தொகுதியில் மட்டும் நமக்கு தானாக சில சொற்களை அமைக்கும் வசதி (autocomplete) தானாக எழுத்துப் பிழை திருத்தும் வசதி, சில எழுத்துக்களை டைப் செய்தவுடனேயே முழுச் சொல் பெறும் வசதி போன்றவை கிடைக்கின்றன. இவற்றை ஆபீஸ் தொகுப்பில் உள்ள மற்ற அனைத்து புரோகிராம்களிலும் (Excel, Powerpoint, Outlook, Access, Publisher etc.) கிடைத்தால் எவ்வளவு நன்றாக இருக்கும் எனப் பல வேளைகளில் எண்ணி இருப்போம். இந்த விருப்பத்தை நிறைவேற்றும் வகையில் நமக்குக் கிடைக்கும் இலவச புரோகிராம் PhraseExpress.
இந்த புரோகிராம் மூலம், நாம் அடிக்கடி பயன்படுத்தும் பல சொற்கள் அடங்கிய தொகுதிகளுக்குச் சுருக்கு எழுத்துக்களை அமைக்கலாம். இதன் மூலம் நாம் முழுமையாக டைப் செய்திடுவதற்கான நேரம் மிச்சமாகிறது. வேலைப் பளுவும் குறைகிறது. ப்ரேஸ் எக்ஸ்பிரஸ் நாம் அடிக்கடி பயன்படுத்தும் இந்த சொல் தொகுதிகளை உணர்ந்து கொண்டு, நாம் இவற்றை டைப் செய்திடத் தொடங்கியவுடன், தானாகவே முழுமையான சொற்களை அமைத்துத் தருகிறது.
இந்த புரோகிராமில் இயக்குவதற்காக, எழுத்துப் பிழைகள் ஏற்படக்கூடிய 8,200 சொற்கள் பட்டியலிடப்பட்டு கிடைக்கின்றன. ஆறு மொழிகளுக்கான பட்டியல் கிடைக்கிறது. அந்த மொழிகள் தேவைப்படுவோர், அவற்றை தரவிறக்கம் செய்து இந்த புரோகிராமில் இணைத்துக் கொள்ளலாம். www.phraseexpress.com என்ற முகவரியில் இலவசமாகக் கிடைக்கும் இதனைத் தரவிறக்கம் செய்து, .exe பைலை டபுள் கிளிக் செய்து தொடங்கலாம். இதனை செட் செய்திடுகையில் Do you want to use PhraseExpress in a network என்ற வரிக்கு முன் உள்ள செக் பாக்ஸில் டிக் அடையாளம் இல்லாமல் பார்த்துக் கொள்ள வேண்டும். இந்த பதிப்பு கட்டணம் செலுத்தி மட்டுமே பயன்படுத்த முடியும்.
ப்ரேஸ் எக்ஸ்பிரஸ் இன்ஸ்டால் செய்தவுடன், அதற்கான ஐகானைத் திரையில் காணலாம். இதில் லெப்ட் கிளிக் செய்து, முதலில் Direct access to settings என்பதையும், பின்னர் Enable PhraseExpress என்பதையும் கிளிக் செய்து இயக்க வேண்டும்.
புதிய சொற்களை இணைக்க New Phrase என்பதில் கிளிக் செய்து இணைக்கலாம். எடுத்துக் காட்டாக, நீளமான உங்கள் நிறுவனப் பெயரினை Description edit பாக்ஸில் அமைத்து, அதற்கான சுருக்கு எழுத்துக்களை வலது பக்க பிரிவில் அமைக்க வேண்டும். இந்த சுருக்கு எழுத்துக்களை, எந்த ஆபீஸ் தொகுப்பில் அமைத்தாலும், நீங்கள் அமைத்த முழு நீள சொல் தொகுதி தானாகக் கிடைக்கும். இதே நீளமான சொல் தொகுதி கீகளின் அடிப்படையில் வேண்டும் என்றால், (எடுத்துக்காட்டாக Alt+K போல) Hotkey பிரிவில் அமைக்க வேண்டும்.
இந்த வகையில் அமைக்கப்பட்ட சுருக்கு எழுத்துக்களுக்கான விரி சொல் தொகுதிகள், ஒரு குறிப்பிட்ட புரோகிராமில் மட்டுமே அமைக்கப்பட வேண்டும் எனில், அந்த புரோகிராம்களை மட்டும் தேர்ந்தெடுத்து செட் செய்திடலாம்.
இந்த சொல் தொகுதிகள் அனைத்தையும் ஒரு போல்டரை உருவாக்கி அதில் அமைக்கலாம். அதற்கு New Folder என்பதில் கிளிக் செய்திட வேண்டும். பின்னர், இதற்கான பெயர் ஒன்றை, திரையின் வலது பக்கம் கிடைக்கும் Description edit box இல் அமைக்க வேண்டும். இதில் நாம் அமைக்கும் சொல் தொகுதிகளை இழுத்து விடலாம்.
ப்ரேஸ் எக்ஸ்பிரஸ் புரோகிராமில், தானாக திருத்தம் அமைக்கப்படும் (AutoCorrect list) சொற்கள் பட்டியல் ஒன்று இணைக்கப்பட்டு கிடைக்கிறது. எடுத்துக்காட்டாக, நீங்கள் தவறுதலாக “abondon” என டைப் செய்தால், அந்த சொல் தானாகவே “abandon” எனத் திருத்தம் செய்யப்படும். இதில் நாமாகவும், நாம் பயன்படுத்தும் சில சொற்களையும், அதனை டைப் செய்திடுகையில் ஏற்படக் கூடிய பிழைகளையும் அமைக்கலாம். Autotext edit boxல் தவறு ஏற்படக் கூடிய ஸ்பெல்லிங் கொடுத்து சொற்களையும், Phrase content boxல் சரியான சொல்லையும் அமைக்க வேண்டும்.
ப்ரேஸ் எக்ஸ்பிரஸ் புரோகிராமினை, எடுத்துச் சென்று பயன்படுத்தும் புரோகிராமாக வும் பயன்படுத்தலாம். இதற்கு, போர்ட்டபிள் வகை புரோகிராமினைத் தரவிறக்கம் செய்து பயன்படுத்த வேண்டும். இதற்கான பைலுக்கு, கம்ப்யூட்டரில் ஒரு ஷார்ட் கட் உருவாக்கலாம். பைலை ஒரு யு.எஸ்.பி. ட்ரைவில் வைத்துப் பயன்படுத்தலாம்.
இவ்வாறு யு.எஸ்.பி. ட்ரைவில் வைத்துப் பயன்படுத்துகையில், ட்ரைவை வெளியே எடுக்கும் முன்னர், ப்ரேஸ் எக்ஸ்பிரஸ் புரோகிராமில் இருந்து முதலில் வெளியேற வேண்டும். அதே போல, வேர்ட் புரோகிராமில் இணைத்துத் தரப்படும் MS Word AutoCorrect புரோகிராமினைச் செயல்படாமல், முடக்கி வைக்க வேண்டும். இல்லை எனில், நாம் மேற்கொள்ளும் ஒவ்வொரு தவறுக்கும் இரு சரியான சொற்கள் அமைக்கப்படும். எனவே, வேர்டில் MS Word AutoCorrect பிரிவில் உள்ள அனைத்து சொற்களையும், அதற்கான திருத்தங்களையும் ப்ரேஸ் எக்ஸ்பிரஸ் பட்டியலுக்குக் கொண்டு வந்து, வேர்ட் புரோகிராமில் உள்ள MS Word AutoCorrect புரோகிராமினை முழுமையாக முடக்கிவிடலாம்.